Mehr Effizienz und weniger Wartezeit im Bürgerbüro

Weniger Wartezeiten, mehr Flexibilität und freies W-LAN: Im Bürgerbüro der Stadt Leverkusen macht neue Software die Datenerfassung und -übertragung ohne Medienbrüche möglich und erlaubt einen effizienteren Mitarbeitereinsatz. Ein auf die Wartemarke gedruckter QR-Code lässt es überdies zu, die Wartezeit außerhalb des Rathauses zu verbringen. Durch freien Netzzugang wird der Aufenthalt auch im Rathaus abwechslungsreicher.

Anforderungen an Richtigkeit, Vollständigkeit und Verfügbarkeit von Meldedaten für die Erledigung von Aufgaben anderer Behörden sind in den vergangenen Jahren erheblich gestiegen. Seit Anfang November arbeitet das Bürgerbüro Leverkusen daher mit dem Einwohnerfachverfahren VOIS|MESO auf der Grundlage der VOIS-Technologie. Leverkusen ist die erste Großstadt in NRW, die VOIS einsetzt. Auf die neuen Verfahren für das Einwohner- und Ausländerwesen wurde vom 29. Oktober bis 1. November umgestellt. In dieser Zeit wurden rund 195.000 Datensätze konvertiert und migriert, rund 60 Arbeitsplätze entsprechend eingerichtet und die Software in die IT-Landschaft der Stadtverwaltung Leverkusen integriert. Vorbereitet haben die Einführung der neuen Software Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bürgerbüros Leverkusen, des IT-Dienstleisters ivl sowie der HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH. Teil des Projektes war auch eine umfassende Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Seit dem 2. November sind die beiden neuen Verfahren VOIS|MESO und AUSO im Echteinsatz. Damit wird es u. a. möglich, papierlose Antragsverfahren durchzuführen, indem etwa die Datenübernahme ins Melderegister durch Online-Abfrage bei der Wegzugsbehörde erfolgt. Ein Auslesen des Personalausweises wiederum vermeidet Übertragungsfehler und ermöglicht die automatisierte Datenerfassung.

Verzögerungen im Ablauf werden überdies durch eine neue Terminverbereinbarungs- und Aufrufsoftware der "NetCallUp Software GmbH" vermieden. Die neue Software erlaubt die Einrichtung einer ausreichenden Anzahl unterschiedlicher Wartekategorien, z.B.: Ausweisdokumente, Eheschließungen, Einbürgerungen, Briefwahl. Die virtuellen Warteschlangen der fortlaufenden Nummerierung können damit stärker differenziert und anlassbezogen eingerichtet werden. Das erlaubt eine effektivere und schnellere Besuchersteuerung und den effizienteren Mitarbeitereinsatz.

So wurden etwa Bürgerinnen und Bürger mit vorab vereinbartem Termin vor Einführung der NetCallUp Software von eigens dafür bereitgestellten Mitarbeitern bedient, damit sie keine Wartezeit in Kauf nehmen mussten. Nun aber kann die Software ihre Termine mitverarbeiten und sie an jeweils freie Mitarbeiter verweisen. Wo alle mit Wartemarke nach und nach aufgerufen werden, nimmt sie das System zum zuvor gewählten Zeitpunkt an die Reihe.

Die Bürgerinnen und Bürger mit Wartemarke wiederum gewinnen durch das neue System mehr Flexibilität. Der auf ihrer Marke gedruckte QR-Code wird - mit dem Handy eingescannt - zum direkten Draht ins Rathaus, sprich zu einer APP, die zeigt, wie viele Personen noch vorher an der Reihe sind. So kann noch der Einkauf erledigt oder die Zeit im Straßencafé verbracht werden.

Wer es dennoch vorzieht, im Rathaus zu bleiben, findet ab sofort unter der SSID "Buerger-WiFi-LEV" den von der ivl bereitgestellten freien Zugang zum Internet. Es ist lediglich nötig, mit zwei Klicks die Nutzungsbedingungen zu akzeptieren und schon kann dieser Service in den Räumen des Rathauses für eine halbe Stunde genutzt werden. Die Eingabe von Benutzerdaten ist nicht erforderlich.