Mit „e-Recruiting“ das Bewerbungsverfahren vereinfachen

Ab dem 1. September 2015 werden Bewerbungen bei der Stadt Leverkusen mittels einer „Bewerbermanagement-Software“ online angenommen und verwaltet. Das heißt, die Bewerberin oder der Bewerber wird in der Stellenanzeige auf der Homepage mit der Aktivierung eines Links auf ein Bewerbungsformular geleitet. In diesem Formular werden die persönlichen Daten erfasst und das Bewerbungsschreiben mit Lebenslauf hochgeladen.
Für die Stadt Leverkusen bietet dieses Verfahren große Vorteile, denn das e-Recruiting ermöglicht Stellenbesetzungsverfahren ohne Medienbrüche, d.h. über das Tool können alle Verfahrensbeteiligten, wie der Fachbereich Personal und Organisation, der Personalrat, das Frauenbüro und die späteren Vorgesetzten auf die Bewerbungen zugreifen und auf elektronischem Wege kommunizieren.

„e-Recruiting“ bedeutet daher deutlich effizientere Abläufe, denn es erspart manuelle Registraturarbeiten zur Erfassung einer Bewerbung, das Einscannen oder Kopieren von Bewerbungsmappen und interne Postwege. Die elektronische Anwendung bietet darüber hinaus eine große Übersichtlichkeit, den direkten Zugriff auf den Stand des Verfahrens und eine schnellere Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern. Zudem können der Bewerberzuspruch und weitere statistische Daten sofort abgelesen werden.

Auch für die Bewerber hat dieses Verfahren Vorteile: Wer sich durch Setzen des entsprechenden Häkchens bei der Bewerbung damit einverstanden erklärt, dass die Daten auch über eine konkrete Stellenbesetzung hinaus gespeichert werden, kann bei passendem Stellenprofil auf zukünftige weitere Stellenangebote hingewiesen werden. Die Funktion „Stellen-Abonnement“ bietet überdies die Möglichkeit, individuell über neue Stellenangebote informiert zu werden. Zudem können auch Initiativbewerbungen über das Portal abgegeben werden.

Der Fachbereich Personal und Organisation hat 2014 die Entscheidung getroffen, sich im Arbeitsfeld „Personalgewinnung/Personalauswahl“ zeitgemäßer aufzustellen, um im Wettbewerb um Fachkräfte besser bestehen zu können. Die Einführung des „e-Recruiting“ gehört dazu. Nach umfangreicher und intensiver Marktanalyse wurde der Auftrag im Frühjahr 2015 an die Firma „Haufe-Umantis“ vergeben. Das neue Personalmanagement-Instrument ist webbasiert. Alle Daten laufen bei allen Anwendern über gesicherte Internetverbindungen. Die Firma, auf deren Server die Daten gehostet werden, weist höchste Sicherheitszertifikate vor und arbeitet auch mit Firmen aus dem Bankenumfeld zusammen. Der städtische Datenschutzbeauftragte wurde bei Auswahl und Umsetzung beteiligt.

Mit der Einführung des „e-Recruiting“ passt sich die Stadt Leverkusen dem Nutzerverhalten an. Laut BBDO Consulting ist das Internet heute der Recruiting-Kanal Nr. 1. Danach werden 80 Prozent der Interessenten über die Unternehmenswebsite, 60 Prozent über Online-Jobbörsen, 26 Prozent über Printmedien und 19 Prozent über die Arbeitsagentur auf für sie interessante Stellen aufmerksam (Adel Gelbert, Angelika Inglsperger „Employer Branding als Wachstumshebel“ Herausgeber: BBDO Consulting GmbH, ISSN 1614-0915 ).

Bei der Bewerbergewinnung wiederum befindet sich die Stadt Leverkusen in direkter Konkurrenz nicht nur zu den Nachbarstädten und zu den großen Arbeitgebern vor Ort. Einige davon haben bereits auf „e-Recruiting“ umgestellt, z. B. Currenta oder im kommunalen Bereich die Nachbarstadt Solingen. Dazu kommt: Gerade junge Bewerberinnen und Bewerber sind besonders internetaffin. Da die Stadt Leverkusen mit dem 1. September insgesamt 22 Ausbildungsplätze in sieben Berufsbildern ausschreibt, ist der gleichzeitige Start der neuen Software kein Zufall.