Führerscheinstelle: Mehr Personal und erweiterte Terminkapazitäten

Personelle Ausfälle sowie die zusätzlichen Belastungen durch die Abarbeitung einer sehr großen Zahl umtauschpflichtiger Papierführerscheine haben in der Führerscheinstelle insbesondere seit dem Herbst und Winter 2022/2023 einen Bearbeitungsstau verursacht. Vor allem bei Dienstleistungen wie z.B. der Beantragung von ausländischen Umschreibungen, Namensänderungen und Neuerteilungen nach Entzug ist die Lage derzeit angespannt. 

Um die Handlungsfähigkeit der Führerscheinstelle zu verbessern, wurden bereits seit vergangenem Herbst verschiedene Maßnahmen umgesetzt. So wurden alle vakanten Planstellen zur sofortigen Besetzung freigegeben und zusätzliche befristete Bedarfe genehmigt. Zwar konnten durch die Erhöhung der personellen Kapazitäten auf mittlerweile 11 Planstellen im Front- und Backoffice-Bereich und die Beschäftigung von 6-8 zusätzlichen Aushilfen sowie durch die schnelle Nachbesetzung vakanter Stellen für zwischenzeitliche Entlastung gesorgt werden. Allerdings dauert es in der Regel rund ein halbes bis dreiviertel Jahr, bis die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter soweit abgeschlossen ist, dass diese alle der insgesamt rund 25 Dienstleistungen von der Abholung fertiger Dokumente, Führerscheinumtausch, Verlängerung für Berufskraftfahrer bis hin zur Ausstellung von Personenbeförderungsscheinen anbieten und selbstständig bearbeiten können. Zur Abarbeitung der bestehenden Arbeitsrückstände im Front- und Back-Office werden aktuell befristet nochmals eine Vollzeit- und eine Halbtagskraft eingestellt. 

Aus diesen Gründen sowie aufgrund der vor den Sommerferien gestiegenen Nachfrage konnten in den vergangenen Wochen die eingehenden Terminanfragen nicht in dem Tempo angenommen und bearbeitet werden, wie dies wünschenswert ist. Als Folge traten teils unverhältnismäßig lange Termin-Wartezeiten für Bürgerinnen und Bürger auf. Der Online-Kalender, über den ca. 60 Termine pro Woche gebucht werden können, war in kürzester Zeit ausgebucht. Per Mail oder Telefon (auch über das zentrale Bürgertelefon) eingegangene Terminanfragen konnten nicht vollumfänglich aufgenommen und beantwortet werden. Ein für die Bürgerinnen und Bürger unbefriedigender Zustand, da diese darauf angewiesen sind, dass Dokumente wie z.B. Personenbeförderungsscheine zügig und in einer angemessenen Frist beantragt und ausgestellt werden können. Aber auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Führerscheinstelle ist dies eine äußerst unangenehme Situation, die in keiner Weise ihrem Verständnis eines guten Bürgerservices entspricht. 

Der veraltete Online-Terminkalender des Sachgebiets Fahrerlaubnisse wird noch in diesem Sommer auf ein zeitgemäßeres Termin-Tool - wie es bereits im Bereich Bürgerbüro/Meldewesen erfolgreich im Einsatz ist - umgestellt. Mit diesem System sind rund 190 Termine pro Woche online buchbar. Dadurch haben Bürgerinnen und Bürger eine deutlich größere Auswahl, gleichzeitig sinkt auch der organisatorische Aufwand zur Terminkoordination für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Führerscheinstelle deutlich, so dass die hierdurch frei werdenden Kapazitäten für andere Aufgaben genutzt werden können. 

Neben dem größeren online verfügbaren Terminkontingent insgesamt bietet der künftige Onlinekalender die Möglichkeit, Termine weiter im Voraus zu buchen, um beispielweise für Berufskraftfahrer oder Umtauschpflichtige eine bessere Planbarkeit zu bieten. Um zu verhindern, dass gebuchte Termine verfallen, die oftmals ohne Absage nicht wahrgenommen werden, werden Bürgerinnen und Bürger künftig per E-Mail an ihren Termin erinnert. Diese Nachricht enthält zudem eine Option für eine kurzfristige Absage, so dass dieser Termin automatisch über den Online-Kalender wieder zur Verfügung steht. Zudem wird u.a. mit der schriftlichen Terminbestätigung informiert, welche Unterlagen zum Termin mitgeführt werden müssen. 

Ein verlässliches und effizientes Bürgerservice-Angebot ist für Oberbürgermeister Uwe Richrath von elementarer Bedeutung. Entsprechend fanden unter Beteiligung des OB-Büros in dieser Woche Gespräche zur Verbesserung der aktuellen Situation statt. Kurzfristig wurden weitere befristete organisatorische Maßnahmen festgelegt, um die Erreichbarkeit der Führerscheinstelle und das Terminmanagement zu verbessern und die Sachbearbeitung zu entlasten. Dazu gehören u.a. interne Umschichtungen, damit zusätzliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Terminkoordination unterstützen können. 

Die konkreten Schritte befinden sich in der Umsetzung. Informationen hierzu sowie zur Ausweitung der Kontaktmöglichkeiten für Bürgerinnen und Bürger folgen in der nächsten Woche.